Collezioni di clienti
Una collezione è un insieme riusabile di clienti a cui dai un nome (per esempio "Clienti gestiti da Partner Alpha" o "Clienti con contratto premium"). La definisci una volta e la riusi come filtro o come ambito ovunque serva, invece di selezionare gli stessi clienti ogni volta. Ti serve quando lavori spesso sullo stesso gruppo di clienti in liste, report e dashboard.
Come si fa
- Apri l'elenco delle collezioni dal punto in cui compare il selettore cliente/collezione (per esempio nel filtro di Licenze & Costi, di Offerte o nell'ambito di un report).
- Crea una nuova collezione e dalle un nome riconoscibile.
- Aggiungi i clienti in uno dei due modi (o entrambi): scegliendoli uno per uno oppure con una regola "tutti i clienti del partner X".
- Salva la collezione.
- D'ora in poi, dove trovi il selettore cliente/collezione, scegli la collezione al posto del singolo cliente.
Come si compone una collezione
Una collezione può contenere:
- clienti scelti uno per uno;
- e/o una regola del tipo "tutti i clienti del partner X", così la collezione si mantiene aggiornata da sola quando cambiano i clienti di quel partner.
Puoi combinare le due cose nella stessa collezione: alcuni clienti fissi più una regola per partner.
Suggerimento: se il gruppo di clienti cambia spesso, preferisci la regola "tutti i clienti del partner X" all'elenco fisso: la collezione si aggiorna da sola quando aggiungi o togli un cliente a quel partner, senza doverla ritoccare.
Dove la usi
Le collezioni funzionano da filtro pronto e da ambito in più punti dell'app:
- come filtro nelle liste — per esempio in Licenze & Costi, in Offerte e negli invii dei report, per lavorare solo sui clienti della collezione;
- come ambito di un report — un report può essere vincolato a una collezione. In quel caso puoi generare un unico documento aggregato oppure un documento per ciascun cliente della collezione (vedi l'articolo "Generare un report"). Anche l'invio via email può andare ai contatti del singolo cliente: ognuno riceve il proprio.
Perché conviene
- Risparmi tempo: niente più selezioni ripetute degli stessi clienti.
- Coerenza: la stessa collezione dà lo stesso insieme di clienti in tutte le aree dove la usi.
- Si aggiorna da sola quando includi una regola "tutti i clienti del partner X": aggiungi un cliente a quel partner e la collezione lo comprende senza altri passaggi.
L'ambito resta rispettato
Le collezioni non allargano mai ciò che puoi vedere: sono un filtro dentro il tuo ambito, non una scorciatoia per uscirne.
- Puoi includere in una collezione solo clienti che già vedi. Se sei un partner, puoi metterci solo i tuoi clienti assegnati.
- Chi apre una lista o un report filtrato per collezione vede comunque soltanto i dati che gli competono: la collezione restringe, non espande.
Nota: una collezione è solo un filtro: restringe la vista ai clienti scelti e non mostra mai dati fuori dal tuo ambito. Ci puoi mettere unicamente clienti che già vedi altrove nell'app.
Esempio pratico
Sei Partner Alpha e ogni mese prepari lo stesso lavoro per i tuoi clienti con contratto premium, tra cui Cliente Beta. Crei una collezione "Premium" scegliendo quei clienti uno per uno. Poi la usi in due modi: in Licenze & Costi la imposti come filtro per controllare in un colpo solo tutte le loro scadenze; in Report la usi come ambito e attivi l'opzione "un documento per ciascun cliente", così generi in un'unica operazione un report personalizzato per Cliente Beta e per gli altri, pronto da inviare a ognuno.
Domande frequenti
- Ho aggiunto un cliente a Partner Alpha ma non è nella mia collezione. Succede se la collezione elenca i clienti "uno per uno": in quel caso è un elenco fisso. Usa invece la regola "tutti i clienti del partner X" per farla aggiornare da sola.
- Non riesco a includere un cliente nella collezione. Puoi aggiungere solo clienti che rientrano nel tuo ambito. Se non lo vedi altrove nell'app, non potrai metterlo in una collezione.
- Il report su collezione mostra un solo documento: volevo uno per cliente. Attiva l'opzione per generare un report per ciascun cliente della collezione al momento della creazione (vedi "Generare un report").
- La collezione cambia i dati che vedo? No. È solo un filtro: restringe la vista ai clienti scelti, senza mai mostrare dati fuori dal tuo ambito.