Generare un report
I Report trasformano i tuoi dati in un documento pronto da consultare o inviare: PDF, HTML, Excel oppure direttamente via email. Ti servono quando devi consegnare un riepilogo periodico a un cliente, condividere l'andamento degli SLA o archiviare una fotografia dei ticket.
Come si fa passo-passo
- Apri Report dal menu a sinistra (o usa Genera report dalle scorciatoie di un cliente).
- Scegli le sezioni da includere trascinandole nella colonna Elementi attivi a sinistra, ad esempio: numeri chiave del periodo, andamento e rispetto degli SLA, elenco dei ticket. Se sono disponibili widget dedicati ai report, aggiungili dallo stesso elenco: sezioni standard e widget si ordinano insieme con il trascinamento.
- Imposta il periodo (per esempio "Questo mese", "Mese scorso", "Trimestre", oppure "Tutto") e, se gestisci più clienti, scegli il cliente di riferimento. I dati inclusi rispettano sempre il tuo ambito di visibilità.
- Definisci l'ambito del report con il selettore Tutti / Cliente / Collezione (vedi sotto).
- Controlla l'anteprima live a destra: rispecchia in tempo reale sezioni, periodo e ambito.
- Quando è pronto, usa la toolbar in alto per esportare o inviare: PDF, HTML, Excel, Email, più Template e Schedula.
Suggerimento: se l'anteprima o il documento esce vuoto, controlla il filtro periodo in alto prima di ogni altra cosa. Con "Questo mese" e nessun ticket del mese il report resta senza dati: imposta "Tutto" (o "Mese scorso") e verifica anche di aver scelto il cliente giusto nel selettore d'ambito.
Scegliere sezioni e widget
La lista unificata Elementi attivi raccoglie sia le sezioni standard sia i widget del catalogo che hai selezionato. Trascinandoli decidi l'ordine con cui compaiono nel documento: un widget può stare sopra, sotto o in mezzo alle sezioni classiche. Puoi anche aggiungere testi di apertura e chiusura personalizzati (intestazione e piè di pagina).
Includere o escludere valori (Filtri dati)
Nella colonna di configurazione, la sezione Filtri dati · includi / escludi ti fa restringere tutto il report a un sottoinsieme dei dati, per qualsiasi campo (categoria, sede, tecnico, oppure un campo importato da file). Per ogni riga scegli il campo, la modalità Includi solo o Escludi e i valori (li scegli dai valori reali o li digiti). Esempi tipici per un cliente:
- «Tutto tranne una certa categoria» → campo Categoria, modalità Escludi, valore scelto.
- «Togli una sede specifica» → campo Sede, modalità Escludi, valore della sede.
- «Solo due sedi» → campo Sede, modalità Includi solo, i valori delle due sedi.
Puoi aggiungere più filtri (si combinano tutti). Il filtro vale per ogni sezione e widget del report e si salva nel modello: così anche gli invii programmati producono lo stesso report filtrato. È spento di default (nessun filtro = tutto il perimetro). La stessa funzione è disponibile anche nelle dashboard (pillola Filtri → Avanzati).
Immagini e infografiche AI nel report
Oltre a numeri e tabelle, un report può contenere anche elementi visivi. Tra le sezioni disponibili trovi due voci speciali:
- 🖼️ Immagini (Libreria) — aggiungi al report le immagini della tua Libreria media (logo di copertina, illustrazioni, badge). Le scegli da un selettore e compaiono nel documento come figure; finiscono in PDF, HTML ed email insieme al resto. È spenta di default: la attivi quando ti serve.
- 📊 Infografica AI (dai dati) — chiedi all'AI di trasformare i numeri reali del report (KPI, SLA, distribuzioni, andamento) in un'infografica vettoriale brandizzata, nitida anche in stampa. Non è un'immagine "inventata": parte dai dati che stai già mostrando. Questa voce compare solo se l'AI è attiva per il tuo spazio ed è anch'essa spenta di default. Puoi generarne più d'una.
Entrambe si salvano nel modello del report, quindi restano anche negli invii programmati. Come per il resto, l'infografica AI non riceve mai prezzi, costi o margini: lavora sui numeri operativi già presenti nel report.
Vincolare il report: Tutti, Cliente o Collezione
Quando crei il report scegli a chi si riferisce:
- Tutti — il report copre tutto il tuo ambito.
- Cliente — il report è vincolato a un singolo cliente: contiene e mostra solo i suoi dati.
- Collezione — il report è vincolato a una collezione di clienti (un insieme riusabile che hai definito).
Il vincolo non vale solo per il documento finale: vale anche nell'anteprima e nel PDF interattivo, così ciò che vedi durante la preparazione coincide sempre con i dati ammessi.
Nota: qualunque ambito tu scelga, un report non mostra mai dati fuori dal tuo perimetro. Il selettore Cliente/Collezione può solo restringere dentro ciò che già vedi: non è un modo per allargare la visibilità oltre il tuo ruolo.
Un report per ogni cliente della collezione
Se hai scelto una collezione, puoi generare un report separato per ciascun cliente che ne fa parte, invece di un unico documento aggregato: in un'unica operazione ottieni un report personalizzato per ogni cliente. In questo caso l'invio via email può essere indirizzato ai contatti del singolo cliente, così ognuno riceve il proprio report con i propri dati.
Esportare in PDF, HTML, Excel o inviare via email
Dalla toolbar in alto:
- PDF — genera il documento impaginato, pronto da allegare o stampare.
- HTML — produce una pagina interattiva; l'HTML esportato include tutte le righe dell'elenco ticket.
- Excel — apre un selettore delle colonne e crea un file con i fogli "Riepilogo" e "Ticket".
- Email — invii il report ai destinatari scegliendo quali allegati includere (PDF, HTML, Excel): puoi combinarli in un solo messaggio.
Archivio report
I report generati e gli invii restano disponibili nell'Archivio report, all'interno della pagina Report. Da lì li ritrovi e li filtri per modello e data. Se il tuo profilo non può generare report ma hai almeno un modello nel tuo ambito, puoi comunque aprirlo in sola visualizzazione (con l'export solo se ne hai il permesso).
Salvare un modello e programmare gli invii
- Template — salva la configurazione corrente (sezioni, colonne, branding) come modello riutilizzabile, così non ricomponi il report ogni volta.
- Schedula — apre gli Invii Programmati: alcuni report possono essere inviati automaticamente secondo una pianificazione (giornaliera, settimanale, mensile o trimestrale), con destinatari, allegati (PDF/Excel/HTML) e, se vuoi, un'analisi AI. Anche gli invii programmati rispettano il vincolo per Cliente o Collezione e restano nel tuo ambito. Se non trovi un modello già pronto, ti viene chiesto di salvarlo prima di schedulare.
Esempio pratico con Cliente Beta
Devi inviare il consuntivo mensile a Cliente Beta.
- Apri Report, trascini in Elementi attivi le sezioni "Numeri chiave", "SLA" ed "Elenco ticket".
- Imposti il periodo su "Mese scorso".
- Nel selettore ambito scegli Cliente -> Cliente Beta: anteprima e PDF ora mostrano solo i suoi dati.
- Verifichi l'anteprima a destra, poi apri Email e invii il PDF ai contatti di Cliente Beta.
- Per non rifarlo ogni mese, premi Template per salvare il modello, poi Schedula per programmarne l'invio automatico ogni mese.
Domande frequenti
- Vedo 0 dati nel report? Controlla il periodo in alto: se è su "Questo mese" e non ci sono ticket del mese, imposta "Tutto" o "Mese scorso". Verifica anche di aver scelto il cliente giusto nel selettore d'ambito.
- Nel PDF mancano dei ticket dell'elenco? Il PDF limita l'elenco per leggibilità e lo segnala con una nota. Se ti servono tutte le righe, esporta in HTML o Excel: contengono l'elenco completo.
- Ho scelto una collezione ma ottengo un solo documento. Attiva l'opzione per generare un report per ciascun cliente della collezione: senza di essa il report resta aggregato.
- Non vedo "Schedula" o gli invii automatici. Gli Invii Programmati dipendono dal tuo profilo: se non compaiono, la funzione non è attiva per il tuo ruolo.
- Un destinatario riceverebbe dati non suoi? L'invio ti avvisa quando un destinatario non è associato al cliente della schedule. Usa il vincolo Cliente/Collezione e i contatti del singolo cliente per evitarlo.