Offerte e preventivi
Il modulo Offerte ti permette di creare preventivi e offerte commerciali direttamente in ServiceBoard, riusando i prezzi del Listino (Licenze & Costi), l'anagrafica clienti e l'assistente AI. Ti serve quando devi preparare, inviare e seguire una proposta commerciale senza uscire dalla piattaforma. Se non vedi la voce Offerte nel menu a sinistra, il modulo non è attivo per il tuo profilo.
Come si fa
- Apri Offerte dal menu a sinistra.
- Premi la scorciatoia Nuova (in evidenza come riquadro in cima all'elenco).
- Compila i dati principali: titolo, cliente, tipo di offerta, validità e condizioni di pagamento. Il campo Commerciale viene precompilato con il tuo nome.
- Scrivi le sezioni di testo (Premessa, Descrizione del servizio, Condizioni…) con l'editor a testo formattato, oppure fatti aiutare dall'AI (vedi sotto).
- Aggiungi le righe economiche prendendole dal catalogo Prodotti.
- Usa la colonna laterale Anteprima & output per vedere il documento mentre lavori.
- Quando è pronta, dal menù Azioni in fondo scegli Scarica (PDF/Word/HTML) o Invia (email).
Com'è organizzato
In alto trovi fino a tre schede:
- Offerte — l'elenco delle offerte e l'editor con cui le componi.
- Prodotti — il catalogo delle voci (prodotti e servizi) che puoi inserire nelle offerte (vedi l'articolo "Catalogo prodotti delle offerte").
- Configurazione offerte — modelli, clausole, modelli economici e i testi guida per l'AI. Questa scheda compare solo se hai i permessi per gestirla.
L'elenco delle offerte
L'elenco si apre con alcuni numeri chiave in alto — quante offerte, il valore complessivo, le bozze e quelle in attesa — che si aggiornano insieme ai filtri che applichi.
- Ogni offerta è una card; se è arrivata da un CRM collegato mostra un piccolo contrassegno della sorgente (ad esempio Pipedrive).
- Le scorciatoie principali sono in evidenza come riquadri: Nuova, Importa (da un deal del CRM) e Rinnovi.
- Il pulsante Filtri apre i filtri a comparsa (tipo, stato, sorgente, ecc.); un piccolo numero ti ricorda quanti filtri sono attivi.
L'editor: sezioni di testo e righe
L'offerta è composta da sezioni di testo (ad esempio "Premessa", "Descrizione del servizio", "Condizioni") che scrivi con l'editor formattato, e da righe economiche che prendi dal catalogo. Se importi l'offerta da un deal del CRM, il campo Commerciale può essere valorizzato con il titolare del deal.
La colonna laterale
Quando apri un'offerta, l'editor mostra a fianco una colonna laterale con un riquadro "Stato offerta" e alcune schede:
- Anteprima & output — vedi l'anteprima del documento mentre lavori, senza doverlo prima esportare.
- Attività — la cronologia dell'offerta (creazione, modifica, invio, caricamento sul CRM). È un registro di sola lettura, utile per ricostruire cosa è successo.
- Allegati — carichi (anche trascinando), elenchi, scarichi ed elimini i file legati all'offerta; restano salvati e li ritrovi riaprendo l'offerta.
Dai forma al documento: ordine delle sezioni e formato
Ogni commerciale scrive le offerte a modo suo, e clienti diversi apprezzano impaginazioni diverse. Per questo lo stesso contenuto può uscire in due formati e con le sezioni nell'ordine che preferisci — senza rifare nulla.
- Ordine e visibilità delle sezioni — nell'editor, un elenco ti fa riordinare (frecce su/giù) e nascondere (spunta) le sezioni di testo del corpo (Premessa, Descrizione del servizio, ecc.). Se non tocchi nulla resta l'ordine predefinito. Ogni offerta tiene il suo layout, così puoi avere versioni più lineari o più discorsive a seconda del cliente. I diagrammi ancorati a una sezione la seguono quando la sposti.
- Formato del documento — scegli tra Documento A4 (verticale, il classico preventivo/contratto) e Deck 16:9 (una slide per blocco, stile presentazione): comodo per le proposte da discutere a schermo. È lo stesso contenuto impaginato diversamente; anteprima, PDF e gli export seguono la scelta.
Suggerimento: il Deck 16:9 è pensato per le proposte che presenti a voce (call o incontro). Per un contratto da firmare o da allegare via email resta più adatto il Documento A4. Puoi cambiare formato in qualsiasi momento: il contenuto non si perde.
A chi è intestata: cliente o partner
Di norma un'offerta è intestata al cliente. Se quel cliente fa capo a un partner, puoi intestare l'offerta al partner: in pratica la si fattura al partner, mentre il beneficiario resta il cliente finale. Scegli l'intestatario dall'apposito selettore nell'editor.
L'aiuto dell'AI
Se hai i permessi, puoi usare l'assistente AI per:
- generare tutte le sezioni di testo a partire da un breve riassunto della richiesta (il "Contesto");
- migliorare una singola sezione;
- proporre le righe dell'offerta dal contesto e dal catalogo.
L'AI scrive solo i testi e propone bozze di righe: prezzi e struttura restano sotto il tuo controllo e vanno sempre verificati prima di salvare.
Prezzi, costi e margini
Le righe mostrano sempre il prezzo di vendita e i totali. Il costo d'acquisto e il margine sono informazioni riservate: le vedono solo gli utenti con il permesso dedicato (view_offerte_margins). Nel documento inviato al cliente compaiono solo i prezzi di vendita, mai i costi interni.
Attenzione: costo d'acquisto e margine sono visibili solo se hai il permesso
view_offerte_margins. Senza, vedi solo i prezzi di vendita e i totali. In ogni caso questi dati non finiscono mai nel documento che invii al cliente.
Offerte miste: una tantum + canoni ricorrenti
Un'offerta reale spesso mette insieme voci una tantum (setup, hardware) e canoni ricorrenti con cadenze diverse (mensile, bimestrale, trimestrale, semestrale, annuale). ServiceBoard gestisce tutto nella stessa offerta: la ricorrenza si imposta su ogni riga con il campo Periodo.
- Per ogni riga scegli Una tantum oppure la cadenza del canone (Mese, Bimestre, Trimestre, Semestre, Anno). Accanto al prezzo compare l'unità (es. "/ mese").
- Quando l'offerta mescola più cadenze, il documento (e l'anteprima) non mostra un unico totale — che sarebbe fuorviante — ma un Riepilogo per ricorrenza: "Una tantum € X", "Canone mensile € Y/mese", "Canone annuale € Z/anno". Le offerte con una sola cadenza restano invariate.
- Se compili Durata contratto (mesi) (nella scheda Economico & clausole), la piattaforma calcola anche il valore totale del contratto = una tantum + somma dei canoni per il numero di occorrenze nella durata (es. 36 mesi). Senza durata mostri solo il singolo canone.
Suggerimento: imposta il Periodo riga per riga e — se ci sono canoni — la Durata contratto: così il cliente vede chiaramente cosa paga una volta sola, cosa è ricorrente e il valore complessivo dell'impegno. I costi e i margini non compaiono mai nel documento.
Il menù "Azioni"
In fondo all'editor il menù Azioni raccoglie tutto ciò che puoi fare con l'offerta:
- Scarica — espandi per scegliere il formato: PDF, Word o HTML.
- Invia — espandi per inviare via email oppure generare un link pubblico (in arrivo).
- Duplica — crea una copia dell'offerta come nuova bozza, con il titolo "(copia)". La copia nasce senza numero e scollegata dal CRM, e non modifica l'originale.
- Archivia — toglie l'offerta dall'elenco senza eliminarla (vedi sotto).
- Elimina — rimuove definitivamente l'offerta.
Archiviare e ripristinare
Quando un'offerta non ti serve più "sotto mano" ma non vuoi cancellarla, usa Archivia: l'offerta sparisce dall'elenco ma resta conservata. Per rivederla, attiva il filtro "Includi archiviate": le offerte archiviate ricompaiono con un contrassegno "Archiviata" e puoi ripristinarle quando vuoi. L'archiviazione non perde nulla (testi, righe e numero restano).
Stati dell'offerta
Un'offerta passa per gli stati bozza, inviata, accettata, rifiutata o scaduta, così tieni sotto controllo l'avanzamento commerciale. Puoi gestire più revisioni della stessa offerta mantenendo lo storico.
Vedi solo le tue offerte (per i commerciali)
A seconda dei tuoi permessi cambia cosa vedi:
- chi può gestire tutte le offerte (responsabili/amministratori) vede e modifica l'intero elenco;
- un commerciale vede e modifica solo le proprie offerte (quelle che ha creato).
Lo stesso vale per i deal del CRM: un commerciale lavora solo sui propri deal. È un comportamento di sicurezza: nessuno vede o tocca le offerte e i deal di un collega.
Nota: se non hai il permesso
manage_offerte, vedi e modifichi solo le offerte che hai creato tu (e solo i deal abbinati alla tua email). Se ti aspetti di vedere l'offerta di un collega e non compare, è questo il motivo: è voluto.
Inoltro automatico su conferma o aggiudicazione
ServiceBoard può inoltrare automaticamente un'email a una rubrica interna (ad esempio l'amministrazione o il back-office) quando un'offerta viene confermata. L'inoltro scatta quando porti l'offerta allo stato accettata oppure quando il deal collegato sul CRM diventa "aggiudicato" (won).
L'email contiene le informazioni dell'offerta, il PDF e, se previsto, gli allegati del deal collegato. Parte solo verso la rubrica interna che hai configurato: non viene mai inviata al cliente. Si attiva da Configurazione offerte, dove trovi l'interruttore e i destinatari interni. Di base è disattivato e ogni offerta viene inoltrata una sola volta.
Creare un'offerta da un deal del CRM
Se il CRM (Pipedrive) è collegato, puoi far nascere un'offerta da un deal con la scorciatoia Importa, in due passaggi:
- Scegli il deal da un elenco filtrabile per testo. Se sei un commerciale, l'elenco mostra solo i tuoi deal (in base alla tua email): è automatico e non modificabile.
- Controlla il riepilogo del deal — valore, titolare, azienda, stato (e, quando disponibili, fase, probabilità, data di chiusura e campi personalizzati) — con un'anteprima di cosa verrà importato. Premi Crea offerta.
L'offerta nasce precompilata: titolo, cliente, commerciale (il titolare del deal) e un primo contesto ricavato dalle note del deal.
Aggiornare un'offerta dal deal del CRM
Se un'offerta nasce da un deal Pipedrive e il deal viene aggiornato dopo, dall'editor il pulsante "Aggiorna da Pipedrive" ri-tira i dati dal deal collegato. Non sovrascrive nulla in automatico: ti mostra le differenze e applichi solo ciò che selezioni, poi salvi. È un aggiornamento controllato e non distruttivo.
Suggerimento: usa "Aggiorna da Pipedrive" senza timore: non sovrascrive nulla da solo. Ti presenta le differenze e applica solo le voci che spunti, così mantieni le modifiche fatte a mano sull'offerta.
Partire da un'offerta già fatta (Importa da documento)
Hai già un'offerta preparata in un altro formato (un Word, un PDF, un modello di un collega) e vuoi portarla in ServiceBoard senza riscriverla? Nell'editor, nell'area del Contesto, trovi il pulsante "Importa da documento": incolla o allega il testo dell'offerta esistente e l'AI la ricostruisce come offerta ServiceBoard — le sezioni di testo (Premessa, Descrizione del servizio, ecc.) e gli eventuali diagrammi (processi, tabelle, matrici, RACI) — pronte da rifinire.
- Usa solo le informazioni presenti nel documento: non inventa nulla.
- Non tocca le righe economiche già inserite a mano: prezzi e numeri restano sotto il tuo controllo (nelle sezioni di testo non finiscono mai importi).
- Dopo l'import rifinisci a mano o con "Migliora", aggiungi le righe dal catalogo e scegli formato e ordine delle sezioni.
Nota: "Importa da documento" è diverso da "Genera offerta completa": il primo ricostruisce un'offerta che esiste già in un altro formato, il secondo crea da zero i testi a partire da un breve brief. Richiede l'AI attiva.
Controllare le aggiudicazioni
L'azione "Controlla aggiudicazioni" verifica i deal collegati alle tue offerte e rileva quelli passati a "aggiudicato" (won) sul CRM. Quando ne trova uno, allinea lo stato dell'offerta e, se l'inoltro su conferma è attivo, fa partire l'email alla rubrica interna.
Rinnovi
Da Offerte puoi partire dalle licenze e dai contratti in scadenza per preparare una bozza di offerta di rinnovo in pochi clic. Vedi l'articolo "Rinnovi e scadenze".
Esempio pratico
Partner Alpha gestisce Cliente Beta e ti chiede un preventivo per un nuovo servizio gestito.
- Apri Offerte → Nuova, imposti come cliente Cliente Beta e come tipo "onsite".
- Nel selettore intestatario scegli Partner Alpha: l'offerta verrà fatturata a Partner Alpha, con Cliente Beta come beneficiario.
- Scrivi un breve Contesto e premi "Genera con AI tutte le sezioni": ottieni una bozza dei testi da rivedere.
- Aggiungi le righe dal catalogo Prodotti; se hai il permesso vedi anche costo e margine, altrimenti solo il prezzo di vendita.
- Controlli il documento in Anteprima & output, poi da Azioni → Scarica generi il PDF e da Azioni → Invia lo mandi via email.
- Quando Cliente Beta accetta, porti l'offerta allo stato accettata: se l'inoltro è attivo, il back-office riceve l'email con il PDF.
Domande frequenti
- Non vedo costi e margini nelle righe. È corretto se non hai il permesso
view_offerte_margins: vedi solo prezzi di vendita e totali. Chiedi a un amministratore di assegnartelo (vedi "Ruoli e permessi"). - Non trovo la scheda "Configurazione offerte". Compare solo con il permesso per gestire catalogo e prompt AI. Senza, usi comunque offerte e catalogo prodotti.
- Ho archiviato un'offerta per sbaglio e non la trovo più. Attiva il filtro "Includi archiviate" nell'elenco: ricompare con il contrassegno "Archiviata" e puoi ripristinarla.
- Un mio collega non vede l'offerta che ho creato. Se non ha il permesso di gestire tutte le offerte, vede solo le proprie. È voluto, per separare il lavoro dei commerciali.
- La voce "Importa" non fa nulla / l'elenco deal è vuoto. Serve il connettore Pipedrive collegato; se sei un commerciale l'elenco mostra solo i deal abbinati alla tua email, quindi può risultare vuoto se non ci sono corrispondenze.