Licenze & Costi

Il modulo Licenze & Costi raccoglie le licenze e gli abbonamenti che gestisci: a chi sono destinati, quando scadono e — per chi ha i permessi — quanto costano e quanto rendono. Ti serve per tenere sotto controllo scadenze, quantità e margini in un unico posto, al posto di un foglio Excel. Se non vedi la voce Licenze & Costi nel menu a sinistra, il modulo non è attivo per il tuo profilo.

Come si fa

1. Apri Licenze & Costi dal menu a sinistra.
2. Parti dalla scheda Dashboard per i numeri chiave, poi passa ad Abbonamenti per l'elenco completo.
3. Per aggiungere una voce, dalla scheda Abbonamenti usa il comando per creare una nuova voce e compila i campi (articolo, fornitore, cliente, quantità, periodo, scadenza…).
4. Tieni d'occhio la scheda Scadenze per vedere, con un semaforo, cosa sta per scadere.
5. Quando una voce è in scadenza, generi il rinnovo dalla vista Rinnovi del modulo Offerte (vedi sotto).

Le schede

In alto trovi alcune schede:

• Dashboard — i numeri chiave: quante licenze attive, costo e ricavo annuo, margine, voci in scadenza o già scadute.
• Abbonamenti — la tabella di tutte le voci, con ricerca, filtri (fornitore, categoria, uso, stato), ordinamento e i comandi per creare, modificare ed eliminare.
• Scadenze — la vista dedicata alle scadenze con un semaforo (rosso = scaduta, arancio = in scadenza, verde = ok) ordinata per urgenza.
• Listino — la gestione del listino prezzi. Questa scheda compare solo se hai il permesso per vedere i prezzi.

Una voce di licenza

Per ogni abbonamento puoi indicare, tra l'altro: articolo, fornitore, categoria, quantità, periodo (mensile o annuale), stato, data di scadenza, il cliente destinatario (oppure uso interno) e i riferimenti d'ordine e fattura. Una voce può anche essere collegata a un contratto che la copre. Il pulsante Anagrafiche ti permette di personalizzare gli elenchi a tendina (categoria, fornitore, uso, tipo), così l'inserimento resta ordinato e coerente.

Nella tabella Abbonamenti le celle ancora da compilare (per esempio un prezzo mancante) sono evidenziate, per ricordarti cosa completare.

Prezzi: base e su misura per cliente

Ogni voce ha un prezzo di vendita di base. Per le voci di Listino puoi anche impostare un prezzo personalizzato per singolo cliente, così lo stesso prodotto può avere un prezzo dedicato per Cliente Beta e uno diverso per un altro cliente, lasciando invariato il prezzo standard per gli altri. Questi prezzi sono gli stessi usati dal catalogo delle Offerte: quello che imposti qui è ciò che verrà proposto quando preventivi quella voce.

Costi e margini riservati

Il prezzo d'acquisto, il margine e gli indicatori economici sono informazioni riservate: compaiono solo se hai il permesso dedicato (view_licenze_prices). Senza quel permesso vedi articolo, cliente, quantità, scadenza e stato, ma non i dati di costo e margine — che non vengono nemmeno inviati al tuo dispositivo, non solo nascosti a schermo. Come regola generale, i dati economici restano ai ruoli interni e non sono esposti a partner o clienti.

Attenzione: prezzo d'acquisto, margine e la scheda Listino compaiono solo con il permesso view_licenze_prices. Senza, questi dati non vengono nemmeno inviati al tuo dispositivo (non solo nascosti a schermo): partner e clienti non possono vederli in alcun modo.

Aggiornare dai connettori

Se hai i permessi di gestione, il pulsante Sincronizza dai connettori aggiorna le voci a partire dalle sorgenti collegate (per esempio licenze Microsoft 365, caselle dei backup, dispositivi RMM): le quantità vengono aggiornate automaticamente, mentre i prezzi e i riferimenti inseriti a mano restano invariati. Così i numeri restano freschi senza perdere il tuo lavoro manuale.

Suggerimento: puoi premere Sincronizza dai connettori in tranquillità: aggiorna solo le quantità dalle sorgenti collegate e non tocca mai i prezzi né i riferimenti che hai scritto a mano. È il modo veloce per allineare i numeri prima di preparare i rinnovi.

Scadenze e rinnovi

La scheda Scadenze e la Dashboard mettono in evidenza ciò che sta per scadere con il semaforo di urgenza. Le voci in scadenza alimentano la vista Rinnovi del modulo Offerte, da cui generi in pochi clic una bozza di offerta di rinnovo (vedi l'articolo "Rinnovi e scadenze"). Il modulo può inoltre avvisarti all'avvicinarsi delle scadenze, secondo le preferenze di notifica.

Licenze & Costi nelle dashboard

Nel catalogo widget trovi una famiglia dedicata a Licenze e scadenze: rinnovi in arrivo, licenze attive, valore di vendita, suddivisione per fornitore o per cliente, stato delle scadenze. La aggiungi alle dashboard e ai report come qualsiasi altro widget. Anche qui i margini compaiono solo con il permesso dedicato. Vedi l'articolo "Widget Licenze e Offerte".

Esempio pratico

Devi controllare i rinnovi di Cliente Beta e capire quanto rendono.

1. Apri Licenze & Costi → Abbonamenti e filtri per cliente = Cliente Beta.
2. Noti che alcune quantità arrivano dai connettori: premi Sincronizza dai connettori per allinearle all'ultimo dato (le quantità si aggiornano, i prezzi che avevi scritto restano).
3. Se hai il permesso prezzi, in tabella vedi costo, prezzo di vendita e margine; imposti un prezzo su misura per una licenza specifica di Cliente Beta.
4. Passi a Scadenze: due voci sono arancioni (in scadenza). Da lì il rinnovo si prepara nella vista Rinnovi delle Offerte.

Domande frequenti

• Non vedo la scheda "Listino" né i costi/margini. Ti serve il permesso per i prezzi (view_licenze_prices). Senza, usi comunque il modulo (voci, quantità, scadenze) ma senza dati economici. Chiedi a un amministratore (vedi "Ruoli e permessi").
• La sincronizzazione ha cambiato i prezzi che avevo inserito? No: Sincronizza dai connettori aggiorna solo le quantità. I prezzi e i riferimenti inseriti a mano non vengono mai sovrascritti.
• Alcune celle sono evidenziate: è un errore? No, segnalano campi ancora da compilare (tipicamente un prezzo mancante): completale quando hai il dato.
• Come trasformo una scadenza in un'offerta? Non si fa da qui: le voci in scadenza compaiono nella vista Rinnovi del modulo Offerte, da cui generi la bozza (vedi "Rinnovi e scadenze").
• Vedo 0 voci in scadenza ma so che ci sono rinnovi. Controlla i filtri della tabella (stato, cliente, fornitore) e la scheda Scadenze: potresti avere un filtro attivo che nasconde le voci.

Vedi anche