Importare dati da file (CSV ed Excel)
L'Import universale ti permette di caricare i dati da un file CSV o Excel esportato da qualsiasi gestionale — anche vecchio o senza API — e di trasformarlo in dati a tutti gli effetti: consultabili nelle rispettive pagine e utilizzabili in dashboard, widget e report. Lo trovi in Import manuale dal menu (solo amministratori).
Cosa puoi importare
In alto nel wizard scegli cosa stai caricando. Le opzioni sono:
- Ticket — l'import più ricco: campi standard, campi custom tipizzati, campi calcolati, passo Clienti del file e dashboard Redditività.
- Licenze — voci del modulo Licenze & Costi (articolo, fornitore, quantità, scadenza, stato, prezzi). Mappa una colonna su «ID esterno» per aggiornare le voci al re-import.
- Clienti — anagrafica clienti: nome/ragione sociale (obbligatorio), email e telefono. I clienti già presenti (riconosciuti per nome) vengono aggiornati nei contatti o saltati; i nuovi vengono creati e segnati come "Importato" (così puoi annullarli in blocco).
Il resto della procedura (mappatura, anteprima, strategia, preset) è lo stesso per tutte e tre; cambiano solo i campi di destinazione. Ticket e Licenze richiedono il permesso del rispettivo modulo, i Clienti il permesso Gestione clienti.
Come si fa
- Apri Import manuale dal menu, scegli la card "Import universale (CSV / Excel)" e in alto seleziona cosa importi (Ticket, Licenze o Clienti).
- Carica il file (.csv o .xlsx, fino a 20MB): viene letto direttamente nel browser, senza caricarlo come allegato. Per gli Excel con più fogli scegli il foglio da importare.
- Mappa le colonne: per ogni colonna del file scegli la destinazione — un campo standard del ticket, un campo custom che crei al volo (con tipo: testo, numero, valuta, data o booleano) oppure Ignora. ServiceBoard propone da solo gli abbinamenti riconoscendo intestazioni e valori; per colonna puoi regolare il formato data e il separatore decimale.
- Controlla l'anteprima (prime 20 righe, con gli eventuali errori evidenziati), scegli la colonna ID (la chiave con cui riconoscere i ticket) e la strategia: Merge (aggiorna gli esistenti e aggiunge i nuovi — consigliata per i re-import) o Solo nuovi.
- Premi Importa: i dati vengono salvati a blocchi con una barra di avanzamento e compaiono subito in dashboard, report e nella pagina Ticket.
Funzioni utili del wizard
- Preset di mappatura — salva la mappatura con un nome (es. "Export gestionale") e ricaricala al prossimo import dello stesso tracciato: la mappatura si fa una volta sola.
- File senza intestazioni — se la prima riga contiene già dati, il wizard lo rileva e attiva l'opzione dedicata: le colonne diventano "Colonna 1..N". Le celle vuote non sono un errore: restano semplicemente senza valore.
- Campo calcolato — crei un campo derivato: differenza A − B (es. un margine da ricavo e costo) oppure prima colonna non vuota (utile quando lo stesso dato è sparso su più colonne).
- Re-import senza doppioni — con la stessa colonna ID e la strategia Merge, ricaricare il file aggiorna i ticket invece di duplicarli.
I campi importati nei widget
I campi custom creati durante l'import diventano campi utilizzabili nei widget: nelle tendine dei campi (Widget Builder e configurazione dei widget in dashboard) compare il gruppo "Campi importati (file)". Puoi raggrupparci i grafici, filtrarli e — sui campi numero o valuta — calcolare somme e medie, per esempio "margine per committente" sui dati del tuo gestionale storico. Le righe senza valore finiscono nel gruppo "(vuoto)", così tieni d'occhio anche la qualità dei dati.
Annullare un import (fare prove senza rischi)
L'import è pensato per essere reversibile: puoi fare tutte le prove che vuoi e poi tornare indietro con un clic, senza lasciare dati sparsi.
- Annulla questo import — appena finito un import, nella schermata di riepilogo trovi il pulsante per annullare proprio quel caricamento: rimuove i ticket appena importati (riconosciuti per lotto) e gli eventuali clienti creati in quell'occasione. È la via rapida per rifare una prova da capo.
- Pulisci tutti i dati importati da file — un pannello sempre disponibile ti fa eliminare in blocco tutto ciò che è arrivato da file CSV/Excel, con il conteggio di quanti ticket e clienti verranno rimossi.
Due garanzie importanti:
- L'operazione tocca solo i dati importati da file (sorgenti CSV/Excel). I ticket che arrivano dai connettori (HaloPSA, Freshservice, ecc.) non vengono mai toccati.
- Vale sempre nel tuo spazio di lavoro: non tocca i dati di altri tenant.
Suggerimento: proprio perché è tutto reversibile, usa l'import per sperimentare la mappatura su dati veri. Se qualcosa non torna, annulli e ricominci: l'import di per sé non è distruttivo (aggiorna o salta gli esistenti, non li sovrascrive a caso) e in più hai il rollback.
Esempio pratico
Hai anni di pratiche in un gestionale che stai dismettendo. Esporti tutto in Excel, apri Import manuale → Import universale, mappi le colonne creando i campi custom "Imp. Fatturato" (valuta) e "Committente" (testo), salvi il preset e importi. In dashboard crei un widget a barre "somma di Imp. Fatturato per Committente" scegliendo i campi dal gruppo Campi importati (file): lo storico del vecchio gestionale è diventato una dashboard.
Domande frequenti
- Il file non ha la riga di intestazioni. Il wizard in genere lo rileva da solo e tratta tutte le righe come dati; puoi comunque attivare o disattivare l'opzione a mano nel passaggio di mappatura.
- Ho reimportato lo stesso file: rischio doppioni? No, se scegli la colonna ID giusta e la strategia Merge: gli esistenti vengono aggiornati, i nuovi aggiunti.
- Posso eliminare i dati importati? Sì, in due modi. Subito dopo un import usi "Annulla questo import" nella schermata di riepilogo; in qualsiasi momento usi il pannello "Pulisci tutti i dati importati da file". Entrambi rimuovono i ticket (e i clienti creati) provenienti da file, senza mai toccare i connettori. In alternativa, dal singolo ticket un amministratore usa "Elimina ticket" con il Cestino dei 30 giorni (vedi "Ticket: aprire, leggere e gestire").
- Le date o i numeri vengono letti male. Nel passaggio di mappatura imposta il formato data della colonna (gg/mm, mm/gg o anno-mese-giorno) e il separatore decimale (virgola o punto).
- Dove rivedo i campi custom creati? Restano memorizzati per il tuo spazio di lavoro: al prossimo import li ritrovi tra i "Campi custom esistenti", e nei widget nel gruppo "Campi importati (file)".